¿Cómo construir tu propia torre de control?

¿Crees que una torre de control es solo tecnología?

¿Piensas que esto es “cosa del área de compras” o que “TI se encarga”?
Entonces todavía no has entendido el verdadero poder que puede tener una torre de control de abastecimiento en tu organización.

Porque construir una torre de control no es un proyecto de software. Es un proyecto de transformación.

El error más común: pensar en silos

Muchas empresas se acercan con la pregunta:

“¿Qué software recomiendas para montar una torre de control de abastecimiento?”

Y mi respuesta siempre es la misma:

Primero necesitas una visión, no una herramienta.

Una torre de control de compras no es un proyecto de TI.
Tampoco es un proyecto de compras.
Es un proyecto estratégico, transversal y transformacional.

¿Qué es realmente una torre de control?

Una torre de control de abastecimiento es una plataforma que consolida, monitorea y dirige el proceso completo de compras, desde la solicitud hasta el pago. Pero más allá del sistema, lo que importa es cómo organiza el flujo de información y decisiones a lo largo del negocio.

Una torre bien construida es como tener un GPS inteligente para todo el proceso de abastecimiento.

Te avisa si algo se sale de ruta.
Te sugiere atajos.
Te muestra los cuellos de botella.

Y te permite tomar decisiones con tiempo, no por reacción.

¿Cómo se construye realmente?

1. Con una evaluación consultiva de necesidades (no plantillas prediseñadas)

Antes de pensar en módulos o pantallas, necesitas entender:
¿Qué necesita cada área?
¿Qué información es crítica para la operación?
¿Qué puntos de control hoy son manuales, lentos o invisibles?

2. Uniendo procesos con tecnología

Tu torre no se construye solo con un ERP o un BI.
Se construye con una interfaz que hable el idioma de los procesos del negocio y los traduzca en reglas, flujos y tableros.

Por eso, necesitas un perfil consultivo:

alguien que entienda compras, pero también SAP.
alguien que conozca flujos, pero también entienda a usuarios.

3. Identificando puntos clave de control

No se trata de digitalizar todo. Se trata de digitalizar lo que realmente importa:

Aprobaciones que demoran.
Proveedores que fallan.
Trámites que se pierden.
Dinero que se gasta sin visibilidad.
Tiempos que nadie mide.

Una torre de control no necesita ser compleja. Solo necesita ver lo que hoy nadie ve.

¿Quién debe estar involucrado?

Compras y Abastecimiento: Son quienes ejecutan el proceso y sienten el dolor operativo.
Finanzas: Son los guardianes del presupuesto y aliados clave en control de gasto.
TI: Proveen las herramientas, aseguran la integración y el soporte.
Usuarios internos: Quienes necesitan comprar, aprobar o recibir.
Alta Dirección: Porque sin su apoyo, la torre será solo un tablero más.

💡 Sin alineación, no hay torre. Solo una torre vacía.

¿Y qué fases tiene el proyecto?

Diagnóstico funcional: Entender procesos actuales, flujos, tiempos y fallos.

Diseño conceptual: Crear el mapa de ruta, definir qué se medirá, qué se alertará, qué se visualizará.

Selección tecnológica: Evaluar herramientas, conectar con ERP, elegir BI o plataformas de workflow.

Implementación por módulos: Empezar por lo crítico. No necesitas una torre perfecta el día 1.

Cultura de uso: Capacitación, alineación y liderazgo visible. Una torre no funciona si nadie la mira.

¿Y cuánto cuesta?

La mejor noticia: no necesitas una inversión millonaria.

Muchas organizaciones comienzan con herramientas que ya tienen (como SAP, Power BI, Google Workspace, Microsoft Forms).

Lo importante no es el software… es el diseño del flujo de control y la claridad de los objetivos.

¿Por qué hacerlo ahora?

Porque el entorno cambió.
Porque los errores cuestan más.
Porque ya no puedes darte el lujo de no saber qué pasa con tu dinero.
Y porque otras empresas ya lo están haciendo, ganando ventaja, negociando mejor, y previniendo crisis.

Tu hoja de ruta comienza con una pregunta:

¿Qué áreas deberían estar mirando este proceso y aún no lo hacen?
Si la respuesta incluye más de una… entonces necesitas una torre. Y necesitas construirla ya.

Sigue este blog para recibir más guías como esta, paso a paso.
Comparte este artículo con tu equipo si estás soñando con control real.
Comenta tu experiencia: ¿Ya pensaste en construir una torre? ¿Qué te detiene hoy?

Visibilidad Total: La Brújula que tus Compras Necesitan Desde el Inicio

¿Cegado por la falta de información?

Te aprueban una solicitud, pero no sabes si se generó la orden, si el proveedor fue contactado, si cumplirá en tiempo, ni cuándo llegará lo pedido. Todo lo que sabes es que alguien dijo que eso ya estaba en proceso.

Y así, compras a ciegas… hasta que el problema explota.

La visibilidad no es un lujo operativo. Es la brújula que guía decisiones inteligentes.

Sin ella, navegas sin mapa en una cadena de suministro llena de tormentas.

El problema: ceguera funcional

¿Te ha pasado esto?

Te preguntan por una orden y no sabes en qué etapa está.
El proveedor dice que nunca recibió el pedido.
El área usuaria reclama, pero tú no encuentras la trazabilidad.
Se duplican compras porque alguien “no sabía que ya se había solicitado”.
Nadie tiene claro qué se está gastando y por qué.

Todo está pasando, pero en silos. Sin una vista unificada. Sin datos confiables. Sin control.

La solución: visibilidad total, desde el primer paso

La visibilidad total en compras significa:

Saber, en todo momento, qué se aprobó, por quién, para qué y en qué etapa está.
Ver la trazabilidad completa del flujo: solicitud → validación → orden → despacho → recepción → pago.
Contar con indicadores clave que alerten sobre retrasos, desvíos o riesgos.

Poder explicar y defender cada decisión con datos, no con excusas.

Tener visibilidad es como ponerse gafas de rayos X sobre tu proceso de compras.

Ves lo que otros no ven: cuellos de botella, sobrecostos ocultos, proveedores débiles o pasos innecesarios.

¿Qué se logra con visibilidad total?

1. Anticipación

Detectas problemas antes de que se conviertan en incendios.
¿Se está demorando una aprobación? ¿Un proveedor con entregas sistemáticamente tarde? ¿Una orden estancada?

2. Ahorro real

Reduces reprocesos, urgencias y compras duplicadas.
Mejoras tu control del gasto y eliminas errores humanos.

3. Credibilidad interna

Respondes con hechos, no con suposiciones.
Las áreas usuarias te respetan porque sienten que el proceso fluye y da resultados.

4. Mejores decisiones

El área financiera puede proyectar pagos.
Compras puede renegociar plazos o condiciones con argumentos.
Dirección puede ver en qué se va cada peso.

¿Y cómo se logra esa visibilidad?

Con herramientas integradas y una cultura de trazabilidad. Ahí es donde la torre de control de abastecimiento cambia el juego.

¿Qué hace una torre de control?

Mapea todos los procesos de compras en un flujo digital.
Permite seguir en tiempo real cada solicitud, orden y proveedor.
Genera tableros con KPIs clave: tiempo de ciclo, cumplimiento, criticidad, cuellos de botella.
Crea alertas si una etapa no avanza o si un proveedor falla.
Consolida toda la información en un mismo sistema visible para todos los actores clave.

Es pasar de gestionar en Excel y correos... a tener una cabina de mando.

Ejemplo práctico

ANTES:
Una empresa aprobaba solicitudes en su ERP, pero luego todo se perdía en correos. Nadie sabía cuándo se emitiría la orden ni si el proveedor respondía.
Resultado: atrasos, quejas internas, reclamos del proveedor, pagos cruzados.

DESPUÉS (con torre de control):
Toda solicitud aprobada se activa en el sistema. Cada etapa se marca automáticamente. El proveedor accede al portal y actualiza fechas.

Compras monitorea el avance. El área usuaria ve en qué va.

Resultado: cero incertidumbre, cero reprocesos, 20% menos urgencias.

¿Y si pudieras ver TODO?

¿Cuántos pedidos tienes en riesgo hoy?
¿Qué proveedores están generando más desviaciones?
¿Qué porcentaje de tus órdenes cumple 100% el flujo ideal?

La visibilidad no solo responde… hace mejores tus preguntas.

Impacto emocional (y real)

Solo lo tienes que intentar y tendrás:

Más tranquilidad para ti y tu equipo.
Más agilidad para los usuarios internos.
Más confianza para tus directivos.
Menos sorpresas. Más decisiones.

La diferencia entre apagar incendios y prevenirlos es verlos antes de que empiecen.

Sigue el blog para recibir guías, herramientas y casos prácticos.
Comparte este post si conoces a alguien que aún gestiona sin ver.
Cuéntanos en los comentarios: Si pudieras ver todo tu proceso, ¿qué cambiarías primero?

Por qué NO todos los proveedores son iguales

¿Tratas igual al proveedor de papelería que al que fabrica el componente clave de tu producto?

Si tu respuesta es “sí” (o si ni siquiera te lo habías planteado), este post puede marcar un antes y un después en tu forma de gestionar proveedores.

Uno de los errores más comunes –y costosos– en las áreas de compras es dar el mismo tratamiento a todos los proveedores. Mismos formularios, mismas condiciones, misma frecuencia de evaluación. Pero la verdad es que cada proveedor tiene un impacto distinto en tu operación, y debería ser gestionado de forma proporcional a ese impacto.

El problema: café para todos

En muchos equipos de compras en Latinoamérica, la gestión de proveedores es una fila plana:

Todos llenan el mismo RFI/RFQ.
A todos se les exige lo mismo, sin importar el valor o el riesgo.
A todos se les responde igual… o igual de tarde.
Nadie diferencia entre un proveedor táctico y uno estratégico.

¿Resultado? Se desperdician recursos valiosos atendiendo con intensidad a proveedores de bajo impacto, mientras que los críticos reciben un seguimiento básico (hasta que ocurre una crisis).

La solución: segmentar para priorizar

Segmentar proveedores significa clasificarlos según su importancia relativa para tu negocio. Es como tener una brújula para saber dónde poner más esfuerzo, recursos y atención, y dónde puedes ser más ágil y automático.

¿Qué criterios puedes usar para segmentar?

Impacto en el negocio: ¿Qué tan crítico es el proveedor para tu operación?
Riesgo asociado: ¿Qué pasa si falla?
Volumen de gasto: ¿Qué porcentaje del presupuesto representa?
Capacidad de innovación: ¿Aporta diferenciación o ventaja competitiva?

Métodos simples para segmentar

1. La Matriz de Kraljic

Una herramienta clásica y efectiva. Divide a los proveedores en cuatro cuadrantes:

No críticos: bajo riesgo y bajo impacto (ej. papelería).
Cuello de botella: alto riesgo, bajo impacto.
Apalancables: bajo riesgo, alto impacto.
Estratégicos: alto riesgo, alto impacto.

Cada cuadrante sugiere una estrategia distinta: automatizar, negociar, proteger, desarrollar.

2. Modelo VIPER

Una versión moderna más centrada en valor:

Vitales: garantizan continuidad.
Innovadores: aportan diferenciación.
Productivos: cumplidores operativos.
Económicos: orientados a precio y volumen.
Riesgosos: potencialmente problemáticos.

¿Cómo se ve esto aplicado en la realidad?

Imagina que tienes 300 proveedores activos. Sin segmentación, estás en modo reactivo con todos. Con segmentación, puedes:

Hacer seguimiento mensual a los estratégicos.
Negociar mejor con los apalancables.
Automatizar la gestión de los no críticos.
Monitorear con lupa a los riesgosos.

Tu tiempo se enfoca donde realmente importa.

¿Qué beneficios obtiene tu empresa?

Mayor agilidad operativa.
Mejor gestión del riesgo.
Relaciones más sólidas.
Ahorro de costos ocultos.
Capacidad de negociación inteligente.

¿Y cómo lo hace una torre de control?

Una torre de control de abastecimiento permite:

Visualizar la criticidad de cada proveedor desde un tablero.
Filtrar alertas según segmentos.
Diseñar flujos personalizados por tipo de proveedor.
Liberar a tu equipo de tareas repetitivas.

Segmentar sin visibilidad es solo teoría. Con una torre de control, segmentar se vuelve accionable.

¿Por dónde empezar?

Clasifica tus proveedores con Kraljic o VIPER.
Prioriza revisiones según el cuadrante.
Integra la clasificación en tu sistema.
Comunica claramente al equipo cómo tratar a cada tipo de proveedor.

¿Quieres revisar tu matriz?

Puedo ayudarte a construirla, automatizarla e integrarla con tu sistema actual.

Porque segmentar no es complicado… si lo haces con claridad y foco.

Suscríbete al blog y empieza a transformar tu área de compras.
Comparte este artículo si conoces a alguien que lo necesita.
Cuéntanos: ¿cómo clasifican hoy a sus proveedores? ¿Ya aplican segmentación?

De la Solicitud Aprobada al Caos: Por Qué Fallan Tus Compras

Tu solicitud de compra fue aprobada. Pero el pedido no llegó. O llegó mal. O llegó tarde.

¿Te suena familiar? No estás solo. Esta historia se repite a diario en cientos de empresas. Todo parecía resuelto cuando alguien le dio clic al botón de “aprobado”... pero ese fue solo el comienzo del verdadero caos.

El problema: aprobar no es comprar

En muchas organizaciones, el proceso de compra termina en el momento en que la solicitud es aprobada. Pero en realidad, es justo allí donde debería comenzar la gestión inteligente.

Si no hay un sistema que transforme esa solicitud en un flujo controlado y medible, los errores se multiplican. ¿Te suena alguno de estos?

El comprador no sabe que debe actuar.
El proveedor nunca fue contactado.
Nadie revisó si hay presupuesto realmente disponible.
El área usuaria no sabe cuándo llegará el insumo.
No se trazó una orden clara con términos definidos.
No se documentaron los compromisos ni entregables.

Y lo peor: cuando las cosas fallan, nadie sabe por qué.

El origen del caos: procesos invisibles

Una solicitud de compra aprobada, sin más, es como un boleto sin destino. ¿Quién debe hacer qué? ¿Cuándo? ¿Con qué criterios?

La mayoría de las empresas aún dependen de procesos manuales: correos, Excel, carpetas compartidas y memoria institucional. Esto hace que:

No haya visibilidad en tiempo real.
No se identifiquen cuellos de botella.
No se mida el desempeño.
Se improvisen decisiones críticas.

Y eso es un caldo de cultivo para el error, el sobrecosto y el incumplimiento.

La solución: un proceso estructurado (y visible)

Transformar el caos en control requiere mapear y automatizar el flujo desde la solicitud hasta el pedido entregado, con reglas claras, responsables definidos y herramientas que lo hagan visible.

Aquí entra en juego la torre de control de abastecimiento.

¿Qué hace una torre de control?

Activa flujos automáticos tras la aprobación.
Asigna responsables por etapa.
Establece plazos y alertas si se incumplen.
Registra cada paso en una bitácora digital.
Muestra en un dashboard el estado de cada solicitud, orden y proveedor.
Facilita la trazabilidad y evita el teléfono roto.

💡 Piénsalo como una sala de control de tráfico aéreo… pero para compras.

Un caso real: lo que la torre evitó

ANTES: Una empresa de manufactura aprobaba solicitudes vía correo. El comprador debía revisar los correos todos los lunes. Una solicitud de repuestos críticos llegó, pero el correo se filtró a “Otros”. Resultado: el proveedor fue contactado 7 días después. La línea de producción paró 36 horas. Pérdida total: $38.000 USD.

DESPUÉS (con torre de control): La misma solicitud activó una tarea en la torre. El comprador fue notificado y el proveedor contactado el mismo día. El pedido llegó 24 horas antes de que se agotara el inventario.

¿Qué beneficios obtienes con un proceso integrado?

Agilidad: nadie “se entera tarde”. El sistema lo hace evidente.
Ahorro: menos retrabajo, menos urgencias, menos multas.
Control: todos saben en qué etapa está el proceso.
Trazabilidad: puedes demostrar qué se hizo, cuándo y quién fue responsable.
Confianza: las áreas usuarias ven que sus necesidades se atienden con seriedad.

Porque en compras, cada día cuenta

En el mundo actual, el tiempo es más valioso que el dinero. Un pedido que se atrasa no solo cuesta dinero: cuesta reputación, clientes, oportunidades.

Tener una torre de control no es un lujo: es la nueva normalidad para cualquier empresa que quiera crecer de forma sostenible.

¿Te identificas con esto?

Si en tu empresa una solicitud aprobada sigue siendo el inicio de un infierno operativo...
Necesitas rediseñar el proceso ya.

Suscríbete al blog para recibir guías prácticas y casos reales.
Comparte este post con tu equipo de compras si viven esto a diario.
Cuéntanos en los comentarios: ¿Cómo se gestiona hoy una solicitud aprobada en tu empresa?

¿Por qué deberías preocuparte por los riesgos en tus proveedores?

Ignorar los riesgos en tu cadena de suministro es como caminar por una cuerda floja con los ojos cerrados.

Puede parecer que todo está bien… hasta que un proveedor falla. Y cuando lo hace, el impacto puede ser devastador: desde parálisis operativa hasta pérdida de clientes, sanciones legales o daños irreparables a tu reputación.

Si eres gerente de compras, abastecimiento o logística y aún no has evaluado el riesgo de tus proveedores… este post es para ti.

¿Qué entendemos por "riesgo proveedor"?

Un riesgo proveedor es cualquier amenaza que pueda afectar negativamente el cumplimiento de lo que un proveedor te debe entregar: productos, servicios, tiempos, condiciones o incluso la información que maneja.

En otras palabras: cualquier cosa que pueda romper el flujo de tu operación por algo que no controlas directamente, los riesgos están ahí, aunque no los midas.

Tipos de riesgo más comunes en la relación con proveedores

Riesgo de cumplimiento: Incumplimiento en cantidad, calidad, plazos o condiciones del contrato.
Riesgo financiero: Proveedores en crisis, con deudas, sin flujo de caja o al borde de la quiebra.
Riesgo reputacional: Escándalos, malas prácticas, conflictos laborales o impactos ambientales que terminan salpicando a tu marca.
Riesgo logístico: Problemas en transporte, entregas, aduanas o infraestructura deficiente.
Riesgo geopolítico o regulatorio: Cambios de leyes, sanciones, bloqueos o inestabilidad en el país donde opera el proveedor.
Riesgo cibernético y de datos:Si tu proveedor accede a sistemas o datos tuyos y no los protege bien, te expone.
Riesgo en SST: Si tu proveedor no tiene normas y procedimientos para ejecutar los trabajos con personas e infraestructura correctamente, un accidente podrá poner fin a tu negocio.

Ejemplos reales (porque sí, pasa más de lo que crees)

Una planta de autopartes paró 72 horas porque un proveedor de tornillos cerró sin previo aviso. Pérdida estimada: USD $180.000.
Una empresa fue multada por el gobierno porque uno de sus proveedores usaba trabajo infantil, afectando su imagen y contratos con clientes internacionales.
Una compañía que tercerizaba servicios de TI fue víctima de un hackeo que expuso datos de sus clientes... a través de su proveedor.

¿Por qué no solemos ver estos riesgos a tiempo?

Porque no hay una evaluación formal de proveedores más allá del precio y el cumplimiento básico.
Porque no se monitorean señales tempranas (como cambios en el comportamiento o retrasos recurrentes).
Porque se trabaja por costumbre, sin renovar el análisis año a año.
Porque nadie tiene visibilidad completa del estado actual de cada proveedor en tiempo real.

¿Qué puedes hacer para prevenir?

La prevención empieza con información y procesos estructurados:

1. Implementa un sistema de evaluación de riesgos

Evalúa cada proveedor por su criticidad y probabilidad de fallar. Existen matrices como la de impacto/probabilidad, o herramientas más avanzadas integradas a torres de control.

2. Diseña planes de contingencia

Ten alternativas identificadas para los proveedores más críticos. No improvises cuando ya es tarde.

3. Integra alertas en tu torre de control

Automatiza banderas rojas: entregas tardías, incumplimientos, evaluaciones negativas o falta de documentación.

4. Comunica internamente el nivel de riesgo

Que tu organización sepa cuáles son los proveedores que más preocupan y por qué.

5. Haz seguimiento periódico

Riesgo que no se revisa, se olvida. Define un ritmo: mensual, trimestral o según la criticidad.

¿Y cómo te ayuda una torre de control de abastecimiento?

Una torre de control te da visibilidad total del comportamiento de cada proveedor:

Detecta patrones de incumplimiento o deterioro.
Genera alertas automáticas cuando un proveedor cambia su nivel de riesgo.
Mide el cumplimiento de tus planes de acción.
Permite simular impactos si un proveedor falla.

💡 Porque el riesgo no desaparece. Lo que cambia es tu capacidad para anticiparte.

Impactos si lo haces bien

Decisiones con base en datos, no corazonadas.
Menos urgencias, más control.
Protección de tu operación y tu reputación.
Credibilidad ante auditorías y clientes.
Capacidad de responder antes de que sea tarde.

¿Estás preparado para lo inesperado?

Ignorar los riesgos es fácil… hasta que el riesgo se materializa. Y entonces, ya es tarde para reaccionar.
Por eso, la gestión del riesgo no es una opción, es una responsabilidad estratégica.

Sigue este blog para recibir herramientas reales para profesionales de compras.
Comparte este post con tu equipo si aún no tienen un mapa de riesgos.
Cuéntanos: ¿cómo identificas y gestionas hoy el riesgo en tus proveedores?